Para quem planeja ter uma empresa, não importa o tamanho ou o segmento, é imprescindível saber o que é automação comercial  e como ela pode garantir vantagens ao seu negócio, facilitando seu gerenciamento e controle. Porém, muitos ainda não sabem ao certo o que é a automação comercial — ou têm uma visão totalmente errada da estratégia ou, ainda, simplesmente desconsideram sua importância dentro da empresa.

Por isso, preparamos este post com o intuito de explicar melhor o que é automação comercial e qual pode ser a sua importância e vantagens para um empreendedor. Continue a leitura!

Afinal, o que é automação comercial?

Automação empresarial ou comercial é a aplicação de métodos e ferramentas com o objetivo de mecanizar e agilizar processos manuais, garantindo melhor ou máxima eficiência.

O objetivo principal para a empresa ser automatizada é reduzir a mão de obra e despesas, melhorar os processos internos e aumentar a capacidade de gerenciamento e controle operacional. Assim, tarefas passíveis de erros — cálculos, digitação, atualização de planilhas, etc. — podem ser feitas com mais segurança e eficiência, melhorando o trabalho dos funcionários e o atendimento aos clientes. A automação deixa tarefas passíveis de erros humanos serem gerenciadas por softwares ou programas específicos.

Além disso, pode-se organizar o controle sobre diversas atividades da empresa, como a jornada de trabalho dos funcionários. Instituições modernas já possuem um sistema de relógio de ponto digital, facilitando a fiscalização do próprio funcionário em relação a sua jornada e evitando problemas com carga horária excessiva.

A automação empresarial é importante não apenas para a melhoria dos processos internos de uma organização. O próprio governo criou ferramentas automatizadas para aumentar sua fiscalização, e passou a exigir a adaptação das empresas para essa nova realidade — permitindo, assim, maior controle sobre práticas fraudulentas. Como exemplo, podemos citar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA).

Essas exigências conferem várias vantagens, principalmente para os empresários de menor porte, proporcionando uma disputa mais justa e transparente entre as empresas participantes do mercado e, assim, eliminando a concorrência desleal. Por isso, todo empreendedor deve saber o que é automação comercial e como tirar vantagem desse processo.

Por que a automação comercial vale a pena?

Além de facilitar o alcance das obrigações legais, a automatização traz vários outros benefícios importantes para tornar a empresa mais competitiva e eficiente. Conheça-os a seguir:

Redução de custos

A automação comercial, ao otimizar os processos e fiscalizar erros, reduz diretamente as possibilidades de custos desnecessários com retrabalhos e desperdício de tempo e mão de obra.

Logística

A estratégia proporciona o bom funcionamento dos processos operacionais relacionados à armazenagem e movimentação de estoque, com maior controle e agilidade — desde o recebimento dos pedidos até a saída para entrega, facilitando o acompanhamento dos produtos durante todo o processo.

Acompanhamento de performance

A qualidade das informações oferecidas por uma boa ferramenta de automação permite uma leitura precisa e imediata de cenário. Isso, por sua vez, proporciona avaliações e tomadas de decisões em tempo hábil.

Redução de atividades que não geram valor

As atividades burocráticas e administrativas envolvidas no processo comercial, muitas vezes, não são percebidas e não agregam valor para o cliente final. Sendo assim, a empresa pode deixá-las a cargo de um sistema — fortalecendo seu foco em melhorar o que realmente importa para o consumidor final.

Gerenciamento de vendas

Outra contribuição da automação comercial é a facilidade para avaliar, em tempo real, a lucratividade de uma venda, a possibilidade de ações promocionais para alavancar o giro de produtos e o desempenho dos vendedores.

Gerenciamento do relacionamento com clientes

Toda empresa precisa gerenciar seu relacionamento com os clientes, e a automação comercial permite uma infinidade de recursos nessa área. Desde campanhas de envios automáticos de mensagens em datas específicas até identificar e recompensar os consumidores que mais contribuem para o faturamento da empresa, com ações voltadas para a fidelização dessas pessoas.

Apuração de impostos

A automação empresarial permite maior segurança na apuração dos tributos e representação das informações perante o fisco, proporcionando maior eficiência no planejamento tributário.

Internet e e-commerce

Toda organização que atua com vendas pela internet através do e-commerce, ou qualquer outra atividade que utilize a interação entre o ambiente virtual e físico, já tem intrínseco em seus processos operacionais alguma medida de automação. Ou seja, quem trabalha com e-commerce tem o dever de saber o que é automação comercial.

Quando uma venda é realizada em um site de compras, é realizada a avaliação de crédito do cliente, o faturamento, a conferência e reserva do produto no estoque, emissão de Nota Fiscal, etc. Tudo isso, em um ambiente não automatizado, levaria várias horas e, agora, pode ser feito em poucos minutos, com chances mínimas de erros.

Em um mundo cada dia mais virtual, outra questão importante é a forma como as ações de marketing são facilitadas na medida em que se pode conhecer melhor o comportamento do consumidor e já se comunicar com ele, até mesmo sem nenhuma interação humana, seja qual for a plataforma que o cliente prefira ser contatado, seja mobile, e-mail marketing, redes sociais, etc.

Como é feita a instalação de um sistema de automação empresarial?

A complexidade da implementação de um sistema de automatização, provavelmente, será proporcional ao tamanho da empresa ou do comércio. Há de se levar em consideração, principalmente, as necessidades estabelecidas pela organização e também quais serão as técnicas e procedimentos realizados pela empresa responsável pela automação comercial.

Geralmente, em empresas de grande porte, esse processo pode levar até três anos para ser concluído. As etapas de automação empresarial são as seguintes:

Definição do responsável

É necessário escolher a pessoa dentro da organização ou o consultor externo  que será responsável por estar envolvido com o processo desde seu início até seu término. Preferencialmente, alguém que domine todos os processos internos da empresa, como um sócio, diretor ou gerente-geral.

Descrição operacional

Faça uma descrição de cada etapa do processo operacional, levando em consideração o início, o meio e o fim de cada passo. Isso será fundamental para identificar os principais gargalos e, também, qual é a real necessidade da implantação da automação, que é o próximo passo.

Levantamento de necessidade

Após mapear cada fase dos processos envolvidos, você será capaz de definir com maior precisão quais serão os principais objetivos almejados com a implantação da automação. Nem todos os processos podem ou precisam ser automatizados; portanto, foque naquilo que realmente vai trazer benefícios e vantagens competitivas, ou melhorias significativas ao processo comercial.

Definição dos recursos de hardware e software

Escolha um programa capaz de atender às necessidades levantadas. Existem diversas opções, como consultores freelances, programas via web, revendedores autorizados de grandes companhias, entre outras. O fornecedor escolhido deve ser capaz de oferecer o software e os equipamentos necessários. Na hora da definição do software analise se ele consegue responder claramente: o que é automação comercial.

Consulte, também, as características e procedimentos de suporte técnico e garantias de serviços. Não considere apenas o preço como um fator decisivo para a escolha do parceiro ideal. Procure por referências ou cases de outras empresas, e estude o seu histórico no mercado.

Treinamento e envolvimento dos usuários

Antes de iniciar a operação com o novo software, cerifique-se de que as pessoas envolvidas tenham sido satisfatoriamente treinadas, e que estejam preparadas para proceder conforme o novo procedimento. Não deixe pra treinar os funcionários durante a execução da tarefa! Se possível, exija que seu fornecedor instrua sua equipe sobre como manusear o novo sistema.

Implantação e acompanhamento

Não mude toda a operação de uma só vez faça uma mudança gradativa, para evitar que um erro possa parar toda a sua empresa, prejudicando as vendas e o cliente final. Uma boa solução é providenciar que seu fornecedor esteja presente nos primeiros dias de atividade no novo sistema.

Manutenção e suporte

Fique atento às necessidades de atualização dos sistemas. Certifique-se de que os processos estejam seguindo o fluxo normal, ou que as pessoas comuniquem qualquer erro ou dificuldade imediatamente, para que o suporte técnico possa ser acionado em tempo hábil.

Quais são os erros a serem evitados?

Devemos levar em consideração que o esforço para substituir um programa de automação empresarial por outro é muito maior do que o que se consome para sua implantação. Por isso, cuide para que tudo ocorra bem. É importante saber o que é automação comercial, mas tão importante quanto isso é ter ciência de quais erros não cometer.

O preço pode ser fator decisivo. Você deve cuidar do seu negócio como cuida de sua saúde, não concorda? Não espere que uma solução extremamente barata ou gratuita ofereça o mesmo resultado que uma outra de maior valor, com maior abrangência de serviços. A plataforma ideal deve atender a sua real necessidade, e não apenas ser a mais em conta.

Prioridades trocadas também podem ser um problema. Na ânsia de ver a coisa funcionando logo, muitos empresários acabam comprando equipamentos de implantação antes de definir exatamente o que será feito, acarretando a necessidade de retrabalho e custos desnecessários. Siga as epatas conforme planejado! Antes de comprar qualquer coisa, escolha primeiro o software, e somente depois adquira os equipamentos.

Não pense apenas no presente ao tomar a decisão de automatizar seus processos, não foque apenas em sua realidade atual. Imagine o crescimento de sua empresa para prever a necessidade de melhorias futuras no processo automatizado.

Em um mercado cada dia mais competitivo, não há espaços para amadores. Por isso, se você quer ter uma empresa de sucesso, é fundamental saber o que é automação comercial e implementar a opção mais adequada.